Gebruik van beeld/geluid met persoonsgegevens bij online lesactiviteiten

Richtlijn UMC Utrecht Academie

De UMC Utrecht Academie (hierna: de academie) gebruikt voor haar onderwijs verschillende online tools die beeldmateriaal verwerken of kunnen verwerken. Dit valt uiteen in twee categorieën:

• Online lesactiviteiten: Microsoft Teams, incl. eventueel gebruik van tools zoals Mentimeter bij online lesgeven
• Lesmateriaal: Moodle (Mijn Academie) incl. E-learning-tools zoals H5P, en video’s (via Microsoft Stream)

Wat zijn (bijzondere) persoonsgegevens? uitklapper, klik om te openen

Volgens de wet is een persoonsgegeven ‘alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon’. Er valt veel onder dit begrip. Het gaat dus (veel) verder dan alleen een naam, geboortedatum of e-mailadres. Het gaat erom dat informatie herleidbaar is tot een bepaald individu. Een huisadres is op zichzelf geen persoonsgegeven, maar wel als je weet wie daar woont. Dan is het opeens een persoonsgegeven van die persoon. Alleen een afdeling waar iemand werkt is misschien geen persoonsgegeven, maar gecombineerd met bijvoorbeeld werktijden waarschijnlijk wel.

Er bestaan ook bijzondere persoonsgegevens. Dat zijn gegevens die zo gevoelig zijn, dat ze extra bescherming verdienen. Het gaat hierbij om gegevens over iemands etnische afkomst, politieke of religieuze opvattingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid, seksualiteit, genetische gegevens of biometrische gegevens (zoals vingerafdrukken). Ook patiëntgegevens zijn, mits herleidbaar naar een persoon, bijzondere persoonsgegevens. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens bij online lesactiviteiten is niet toegestaan.

Kijk voor meer informatie op deze pagina: Privacy algemeen (Connect)

Algemene privacyrichtlijnen uitklapper, klik om te openen

• De link naar de MS Teams-omgeving staat in Mijn Academie in de module. Deel deze niet op andere manieren. Ongeautoriseerde personen mogen namelijk geen toegang tot de omgeving (waaronder de online lesactiviteit).
• Gebruik MS Teams bij voorkeur in je browser en accepteer daarbij alleen noodzakelijke cookies.
• Installeer MS Teams zo min mogelijk op (eigen) apparaten en verwijder het weer wanneer je het niet meer nodig hebt.
• Heb je MS Teams geïnstalleerd? Zorg dan dat de automatische updates uitgevoerd worden.
• Sluit je browserscherm of de MS Teams applicatie na afloop van de online les.
• Wijs als opleider/docent je deelnemers op het volgende:
  1. Het is op geen enkele manier toegestaan om opnames te maken. Getoonde materialen/handouts worden via Mijn Academie gedeeld.
  2. Let er bij het chatten en/of het delen van je scherm op dat je geen persoonsgegevens of andere gevoelige informatie deelt.
  3. Schakel een virtuele achtergrond in of blur je achtergrond
  4. Zet de microfoon alleen aan wanneer nodig en weer uit als je uitgesproken bent
  5. Sluit (het browservenster met) MS Teams af na afloop van de online les.

Welke materialen mag je gebruiken uitklapper, klik om te openen

• Je mag werk van een ander alleen met toestemming gebruiken (wanneer je in loondienst lesmateriaal ontwikkelt, dan is je werkgever de auteursrechthebbende). Gebruik bij voorkeur werk dat via Open Access te benaderen is, of waar een Creative Commons licentie op zit.
• Wanneer je andermans werk alleen ter toelichting van het onderwijs gebruikt, dan mag dit ook zonder toestemming te vragen (zie onderwijsexceptie).
• Vermeld altijd de bron.
• Je mag gebruik maken van alle materialen op de kennisbank in Mijn Academie. Wanneer dit doorlinkt naar een andere website, vermeld dan de bron.
• Je mag onderdelen van literatuur, video, foto’s ter ondersteuning van het onderwijs “citeren”/gebruiken in je eigen online lesactiviteit mits het geciteerde onderdeel uitmaakt van het curriculum. Puur ter decoratie mag het dus niet.

Aan het begin van elke online lesactiviteit uitklapper, klik om te openen

• Deel voor de bijeenkomst de Algemene privacyrichtlijnen (zie hierboven) met alle deelnemers.
• Breng de relevante richtlijnen bij de eerste bijeenkomst van een nieuwe reeks in beeld. Refereer hier kort aan bij volgende bijeenkomsten. Gebruik hiervoor dit sjabloon. 

Benadruk dat deelnemers zelf geen opnamen of beeldschermafbeeldingen mogen maken indien er tot personen herleidbare gegevens te zien of te horen zijn en dat zij zelf geen beeld- of geluidsmateriaal van de meeting mogen verspreiden. Let op: dit geldt ook voor iedereen die de opname van de meeting achteraf bekijkt.

Regels bij het maken van (beeld/geluid)opnames van een online lesactiviteit uitklapper, klik om te openen

Overwegingen bij de keuze voor opnemen of livestreamen

• Bedenk welke onderdelen geschikt zijn om op te nemen. Een interactieve werkgroep is minder geschikt om op te nemen dan een plenair gedeelte waarin iets wordt uitgelegd.
• Houd rekening met welke gegevens opgenomen mogen worden en welke niet. Bijzondere persoonsgegevens mogen niet worden verwerkt voor online lesactiviteiten.
• Foto’s, video’s en geluidsopnames bevatten meestal persoonsgegevens. Het maken van dergelijke opnames van professionals in opleiding (hierna: PIO) is alleen toegestaan als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het onderwijs. Het delen van deze opnames mag pas wanneer alle persoonsgegevens van de PIO’s eruit verwijderd zijn.
• Je moet alle deelnemers vooraf goed informeren over het maken van opnames en over hoe ze zelf hun eigen privacy en die van andere deelnemers kunnen beschermen.
• PIO’s mogen niet benadeeld worden wanneer ze, vanwege hun privacy, bij het maken van opnames, hun volledige naam niet in beeld willen, hun video uitzetten, hun vragen op een andere manier willen stellen, etc.

Delen van een gemaakte opname

Gemaakte opnames kunnen op de MS Stream-omgeving van de UMC Utrecht Academie worden geüpload. Hiervoor dien je eerst:

• De opname te anonimiseren/pseudonimiseren door persoonsgegevens te verwijderen. PIO’s mogen niet herkenbaar zijn in de video op welke manier dan ook.
• Een toestemmingsformulier aan te leveren voor andere personen wiens aanwezigheid te herleiden is vanuit de opname.

Zie daarnaast de instructies op Mijn Academie voor het laten publiceren van (video)materiaal voor de UMC Utrecht Academie (al dan niet op de kennisbank).