AVG en e-modules
AVG en e-modules
Vanwege de enorme toename in vraag naar e-modules, veroorzaakt door de pandemie, is er in de zomer van 2020 gestart met een pilot. Docenten konden gebruikmaken van een licentie van de afdeling TEL om te werken in Articulate Rise 360. Hiermee konden zij zelf snel e-modules ontwikkelen.
Onderdeel van deze pilot was ook het uitvoeren van een data protection impact assessment (DPIA) om eventuele problemen rondom privacy van onze gebruikers in beeld te brengen. Hieruit kwam naar voren dat er, sinds het wegvallen van het privacy shield tussen de Europese Unie (EU) en Verenigde Staten, een probleem is rondom het gebruik van persoonsgegevens en beeldmateriaal waarop personen herkenbaar in beeld zijn. Dit materiaal komt terecht op locaties buiten de EU, wat niet conform AVG-wetgeving is. Dit levert risico's op voor zowel de personen om wie het gaat (inbreuk op privacy) als de organisatie (imagoschade en forse boete).
Deze ontwikkelingen hebben geleid tot het besluit van het managementteam om de mogelijkheden voor e-module ontwikkeling aan te scherpen. We zijn momenteel aan het onderzoeken hoe we komend jaar de dienstverlening kunnen aanpassen.
Wat betekent dit voor mij als ik
Zelf een nieuwe e-module wil ontwikkelen?
Je kunt niet meer zelf aan de slag met Articulate Rise 360. Wel tot de mogelijkheden behoren:
- Samen met TEL een e-module ontwikkelen, waarbij een medewerker van TEL werkt in Articulate Rise 360 (je zult de inhoud dus moeten aanleveren bij TEL).
- Gebruikmaken van andere beschikbare tools, zoals bijvoorbeeld Xerte of de nieuwe tool H5P (voorlopig alleen beschikbaar in ULearn, Mijn Academie en het LLL-platform). Een onderwijskundig adviseur van TEL kan je helpen bij het kiezen van de juiste oplossing.
Een bestaande e-module wil laten updaten?
Dit kan nog steeds, neem contact op met e-modules@umcutrecht.nl. Afhankelijk van de in de e-module aanwezige persoonsgegevens bekijken we wat de meeste passende oplossing is. In sommige gevallen en onder bepaalde voorwaarden kan je zelf de aanpassingen doen.
Een nieuwe e-module wil laten ontwikkelen door de afdeling TEL?
Dit kan nog steeds, neem contact op met e-modules@umcutrecht.nl. Vanaf 1 oktober 2021 pakken we weer nieuwe aanvragen op.
Al bezig ben met het ontwikkelen van een e-module?
Als je al met TEL bezig bent aan een e-module, dan gaat de ontwikkeling gewoon door. Afhankelijk van het gebruik van persoonsgegevens in de module worden passende maatregelen getroffen.
Als je op eigen initiatief bezig bent met het ontwikkelen van een e-module, neem dan contact op via e-modules@umcutrecht.nl om eventuele teleurstellingen bij het plaatsen van de module te voorkomen.
Een Rise-module hebt ontwikkeld met daarin beeldmateriaal (foto’s en/of video’s) waarop jij zelf, collega’s, studenten of patiënten in beeld zijn?
TEL maakt een inventarisatie van de e-modules waar dit het geval is en onderneemt vervolgens actie om de e-modules te depersonaliseren. Als dit bij jouw module het geval is, ontvangt de eigenaar van de e-module voor 1 oktober een bericht van TEL met meer informatie.
Consequenties per product uitklapper, klik om te openen
Rise-modules
Je kan niet meer zelf aan de slag om een nieuwe Rise-module maken. Je kan wel materiaal aanleveren waarbij een TEL-medewerker in Rise de module voor jou ontwikkelt. Je kunt dan alleen gebruik maken van (eigen) beeldmateriaal als deze geen herkenbare personen bevat en als in de tekstuele inhoud geen persoonsgegevens staan.
Storyline-modules
Deze modules worden op onze eigen omgeving gehost, waardoor dit wel conform AVG-wetgeving is. Hier wijzigt dus nu niets.
Review-functionaliteit
Deze functionaliteit werd gebruikt om feedback op te halen over de Storyline en Rise modules die in ontwikkeling waren. Hierbij werd de module in de cloud geplaatst op de server van Articulate.
Voor modules die in ontwikkeling zijn of al afgerond zijn betekent dit dat we deze verwijderen uit de Review-tool als er beeldmateriaal met persoonsgegevens in voorkomt. Dit verzoek doen we ook bij Articulate. De e-module kan nog wel gebruikt blijven worden.
Voor nieuwe modules en modules die in ontwikkeling zijn betekent dit dat we de Review-tool niet meer kunnen gebruiken als de e-module persoonsgegevens of beeldmateriaal (foto en video) met personen bevat. We gaan hiervoor op zoek naar een passend alternatief.
Contact uitklapper, klik om te openen
We kunnen ons voorstellen dat deze informatie vragen oproept. Neem hiervoor contact op met e-modules@umcutrecht.nl. We beantwoorden je vragen zo goed mogelijk, waar nodig in samenwerking met de Information Security Officers van het Onderwijscentrum.